書類の整理が苦手だ。
アナログ書類が整理できない！
昔から苦手だったのだが、サラリーマンの時はまだ良かった。
部下やアシスタントに書類の管理を委ねてしまうことができたからだ。
ところが一人で仕事をするようになったので、書類も全部自分で管理しないといけない。
デジタルデータの管理は最近それなりにうまく回るようになってきたのだが、アナログ書類がいけない。
アナログで残す必要がない書類は全部スキャンしてしまうから良いのだが、世の中には意外と紙で保管する必要がある書類が多いのだ。
書類はプロジェクトごとにクリアフォルダに入れて引き出しに格納していたり、保証書や銀行からの書類などはクリアバインダーに入れていたり、しかもクリアバインダーは2冊あったりで、徐々に収拾がつかなくなってきていた。
そんなおり、先週エントリーを書いた佐々木正悟さんの「ルーチン力」という本を読んだ。
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「ルーチン力」紹介エントリーはこちら↓
この本の中で佐々木さんがアナログ書類の整理には野口悠紀雄さんの「「超」整理法」で有名な「押し出しファイリング」を採用していると書かれていた。
この方法の原理は知っていたし、本も読んだと思って調べたが、読んだ記録がなかった。あれ？
どうやら「押し出し式ファイリング」の説明をしている、別の方の整理術の本を読んだみたいだ。
野口式「押し出しファイリング」！
善は急げということで、さっそく野口悠紀雄さんの「「超」整理法」を購入して読んだ。
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「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書)野口 悠紀雄 中央公論社 1993-11 売り上げランキング : 26982
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この本は1993年に書かれている。つまりまだWindows 95が発売される前で、一般家庭やオフィスにはパソコンが普及していなかった時代だ。
だから今よりも大幅に紙の書類が多かった時代。
本の内容は一部情報が古くなっていて「活用術」としてはもう使えない部分もある。
でもその部分、例えばパソコンの活用についての章などは、歴史的価値が出てきていて違う意味で面白い。
この本を執筆していた時点の野口さんのPCのHDD容量は80MBと書かれている。800MBでも8GBでもなく、80MBだ。
パソコンの環境がこの20年でいかに激しく変化したかが良く分かる。
あと、この本は文章の格が高く読んでいて気持ちがいい。背筋が伸びるようだ。
脱線した。本題に戻ろう。
というわけで「「超」整理法」を読んで、「押し出しファイリング」について理解した。
実際はとてもシンプルなシステムなので、本を一冊読む必要もないくらい（押し出しファイリングについては本の一つの章があてがわれているにすぎない）。
押し出しファイリングのポイントは、以下の通り。
- 角2サイズ（A4書類が入るもの）を大量に用意する
- 書類をひとかたまりずつ封筒に入れて本棚に並べていく
- 紙の書類はすべてここに集中させ、他の場所には絶対に置かない
- 新しく追加した封筒や本棚から取り出して使用した封筒は左端に置く
- 使われない封筒は徐々に右に溜まっていくので、しかるべきタイミングで中身を捨てるか保存するか決める
だいたいこれだけだ。
この整理法のポイントは「分類しない」ということ。
もちろん一つの封筒にデタラメに複数の種類の紙を放り込んではダメだ。その場合は封筒自体を分ける。
そして封筒に中に何が入っているかと作成年月日を書いておく。
あと、重要書類やある特定の分類の書類を目立たせたいなら、カラーペンで封筒の脇に色を付けておけば良い。
こちらが僕の本棚。スライド式になっているので両側の棚の裏にも本がある。
今回中央の下から2段目の一部を書類置き場に変更した。
というわけで、昨日の午後を使って本棚の一角を空けて書類置き場を作り、早速すべての書類を集めてみた。
野口さんは幅5メートルくらい書類が溜まったと書いていた。
僕はそこまではいかないと思いつつ角2封筒を100枚用意したのだが、実際は35枚で足りた。
今は書類のデジタル化が進んでいるから、どうしても紙で保存しなければいけない書類は昔よりは減っているのだろう。
ちなみに封筒は手許になかったので、コクヨのオンラインサービス「ココデカウ」を利用した。
このサービス凄くて、16時までに注文するとその日に届いてしまう。
思い立ったらすぐ行動したい人にはピッタリだ。
格納完了した状態がこちら。封筒の脇に赤や青、それち黄色で色が塗ってある。これが分類用のマーキング。
あまり種類を多くすると訳が分からなくなると思うので、ほどほどに(^-^)。
あと、野口さんの著書では封筒の蓋は切ると書いてあったが、全部の封筒の口を切るのは面倒なのでそのままにした。
この「押し出しファイリング」は使い続けることで、どんどん使う書類と使わない書類が分類されていくものなので、まだ使い始めたばかりの僕はこのシステムが良いかどうかを判断するところまでいっていない。
でも現段階でも素晴らしいと感じることが幾つもあったので、印象に残ることを列挙してみよう。
押し出しファイリングやってみた感想
1. 保存している書類の半分はもういらないものだった
あちこちに散逸している書類をどんどん封筒に入れるはずが、スタートしてすぐに違う様相を呈した。
何故か。
「封筒に入れるべき書類」よりも「いらないから捨てる」書類が圧倒的に多かったのだ。
一番ひどかったのが家電やガジェットの保証書で、保存していた保証書の9割は期限切れ。
酷いものは既に商品を捨ててしまっていて、保証書だけが残っているものまで結構あってショック。
結局それまで引き出しやクリアバインダーに保存されていた書類のうち半分くらいがゴミになった。
2. 行き場のない「分類不能」書類が消滅する快感！
今までは「何となく分類」して書類を保管していたのだが、一番気分がモヤモヤしたのが、「行き場のない分類不能の書類」。
押し出しファイリングは分類しないので、一枚だけ独立した紙でも封筒に入れて本棚に入れられるので、「分類不能」が存在しない。
これは想像以上に気分が良いものだ。
やっていてワクワクしてしまった。
3. 同じ書類を何度もプリントして別々の場所に保存していた
進行中のプロジェクトで何度か打ち合わせしていた時の企画書などが、別々の場所から3通とか出てきて凹んだ（笑）。
そうかと思うと同じ企画書のバージョン1とバージョン3だけ印刷されていてバージョン2だけなかったり（泣）。
企画書は頻繁に持って出ることが多いので、印刷してあることに意味はあるのだが、バラバラ過ぎ。
「A社企画」という封筒にまとめて入れた。全部が揃っているべきなのでバージョン2は印刷した。
常に本棚の「A社企画」という封筒を見れば良いという安心感！
これで気分スッキリ！
4. 部屋の引き出しや本棚がスッキリした
書類が半分に減ったのだから当然なのだが、本棚や引き出しが大分スッキリして気分が良い。
ペンディングの書類も「ペンディング書類」という封筒に入れて、その封筒だけに使う色でマーキングしたので、デスク上から完全に書類が消滅した。
あとはToodledoにタスクとしてペンディング書類の処理を入れておけば、目の前に書類がなくても処理を忘れることはない。
バカよけとして、「ペンディング書類を封筒に入れる前にToodledoに必ず入力する」と封筒に大きく書いた。
多分これでうまく回るだすう。
5. 激しく気分爽快！！
あっちこっちに散らばっていて壊滅的だった書類が35の封筒に収まって非常に気分が良い。
見た目がスッキリしたことも大きいが、「書類は本棚に必ずある」という安心感が大きい。
さらに大きいのが、「書類は本棚以外には絶対にない」という確信だろう。
まだ昨日始めたばかりだから、格納し忘れている書類が変な場所から出てくるかもしれないが、すでにこの確信はすごく素敵だ。
2年に1度しか使わないけと大事な書類など、つい「どこだっけ？」となるものだが、これで安心。
本当にやって良かった。
まとめ
まだ始めたばかりだが、この方法は簡単で効果的。昔に比べると書類は減っているのでさらに効果的だろう。
書類がまとまって片づいたおかげで部屋から書類棚を一つ撤去できそうだ。
部屋はモノで埋めずに空間を大事にしたいと願っているので、これはとても嬉しいことだ。
このシステムを維持できるよう、絶対に別の場所に書類を置かないように肝に命じよう(^-^)。
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著者／出版プロデューサー／起業支援コンサルタント／ブロガー／心理カウンセラー。
あまてらす株式会社 代表取締役。
著書に「やってみたらわかった！40代からの「身体」と「心」に本当に良い習慣」「起業メンタル大全」「「好き」と「ネット」を接続すると、あなたに「お金」が降ってくる」「ノマドワーカーという生き方」など全9冊。
神奈川県鎌倉市の海街在住。