「タスク管理がうまくできない」、という声を時々聞く。
そのような時は、僕なりにできる簡単なアドバイスをさせてもらうのだが、だいたいの方はこれでうまく回り出す。
せっかくなのでブログにも書こうかと。
僕はToodledoというタスク管理サービスでタスク管理をしている。拙著「ノマドワーカーという生き方」にも書いたが、タスクは一分単位で管理している。
こんな感じになっている↓
僕が1分単位でタスク管理をしていることを知り、同じように始めようとして、結果として崩壊してしまう方も多いようだ。
多分それは、1分単位で入れているタスクを全部こなそうとして、イヤになってしまうことが原因ではないかと思う。
とても几帳面な人はいいのだが、ごく普通レベルの人は、最初から1分単位で自分のことを縛るのは無理だと思う。
そして僕はそんなに几帳面ではない、ごく普通レベルの人間だ。
タスク管理を上手く軌道に乗せるコツは「逃げ道」だと僕は思っている。
本に書いたが、僕はToodledoにやるべきこと、やりたいことを全部登録しているが、それは「全体像を俯瞰したい」からであって、「全部をこなしたい」からではない。
もちろん時々すごく体調がいい時とかに、うまく全タスクが終わることもある。そんな日は「おお、今日は全部できた！」と喜ぶわけだが、そうではない日が圧倒的に多い。
全部できなくてもいい、という逃げ道があるから、イヤにならず、続けられるのだ。
今でこそ少なくなったが、去年Toodledoで一分単位のタスク管理を導入した当初は、朝起きてから一つもタスクをこなせず一日が崩壊、ということも結構あった。
でも僕はそれはそれでいいと思っている。
大切なのは、「今日僕には100個のタスクがある」ということを、俯瞰できることなのだ。
もちろん仕事の締切や人との約束をすっぽかしてはまずいので、僕はPriorityの”Top”と”High”だけは絶対にやっつけられるように、TopとHighだけを表示するスマートフォルダを設定している。
絶対にやらなきゃならないことや、どうしてもやっておきたいこと。
タスク管理に慣れていない人は、全部をいきなり登録するのではなく、最優先のタスクだけを登録して、毎日それだけは絶対にこなす、という形にしてはどうだろうか。
そして、それが2〜3週間できるようになって、軌道に乗ってきたら、あと1つか2つを追加して、そのタスクだけはこなすようにする。
それを繰り返していけば、いつの間にかタスク管理はきれいに回るようになると、僕は思っている。
そしてキレイに回るようになったら、全タスクを登録して、こなせる平均点をちょっとずつ、半年・一年をかけてレベルアップしていけば良い。そう思う。
やめてしまうのが一番もったいなのだ。
どうでもいいことをこなすためにタスク管理をする人はいないだろう。
佐々木正悟さんは「足の爪を切る」、大橋悦夫さんは「朝プルーンを5個食べる」という一見瑣末とも思える項目を登録されているようだが、ちゃんと理由があるのだ。
足の爪を切り忘れる人は、靴下のつま先が破れるリスクがある。定期的に爪を切る習慣がある人は、そのようなタスクを登録する必要はない（僕も登録していない）。
健康管理のためにプルーンを欠かさず食べたいが、すぐ忘れてしまうという人は、タスクに登録すれば良い（大橋さんはどう考えても忘れないと思うが）。プルーンが大好きで毎朝起きたら絶対食べられるという人は、無理に登録する必要はないのだ。
タスク管理は、「その日にやるべきこと」を登録するところからスタートしたほうが良いと思う。
「できればやった方がいい」ことや「やってもやらなくてもいい」ことを無闇に登録すると、最初からタスク管理ツールに振り回されて、見るのがイヤになり、簡単に崩壊してしまう。
絶対にやると決めた一つだけを登録して、通知が出たらしっかりタスクをこなし、完了してガッツポーズ。
脳に「タスクをやっつけた。気持ちがいい！」という「回路」を作ると、タスク管理はうまくいく。
だから、初心者の方は、数を少なくして、達成感を得るところからやるといいと、僕は思う。
うまくいっていない方、試してみてください。
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著者／出版プロデューサー／起業支援コンサルタント／ブロガー／心理カウンセラー。
あまてらす株式会社 代表取締役。
著書に「やってみたらわかった！40代からの「身体」と「心」に本当に良い習慣」「起業メンタル大全」「「好き」と「ネット」を接続すると、あなたに「お金」が降ってくる」「ノマドワーカーという生き方」など全9冊。
神奈川県鎌倉市の海街在住。